Come gestire conversazioni e messaggi nella Chatbot Inbox

La Chatbot Inbox è il centro operativo dei Chatbot per siti in Quantiq. Serve a passare dalla semplice configurazione del bot alla gestione quotidiana delle conversazioni: messaggi da leggere, attività recenti, chatbot attivi e situazioni che richiedono attenzione.

Che cosa mostra la Chatbot Inbox

La pagina riunisce indicatori operativi e le card dei chatbot. In base all’attività disponibile puoi vedere elementi come:

• messaggi da leggere;
• conversazioni con novità;
• chatbot attivi;
• attività degli ultimi giorni;
• ultimo messaggio o ultima attività;
• azioni rapide per aprire Conversazioni o Configura.

L’obiettivo non è mostrare soltanto statistiche, ma aiutarti a capire cosa richiede attenzione adesso.

1. Parti dal Centro operativo

Quando apri l’area dei Chatbot, controlla prima gli indicatori principali. Se ci sono messaggi non letti o conversazioni con novità, le relative card vengono evidenziate per rendere più semplice dare priorità alle richieste recenti.

Quando non ci sono elementi urgenti, il Command Center mantiene uno stato più calmo; quando arrivano nuove attività, l’interfaccia può evidenziare la situazione da gestire.

2. Usa i filtri per restringere il lavoro

I filtri disponibili permettono di visualizzare rapidamente gruppi come:

• Tutti;
• Da leggere;
• Attivi;
• In pausa.

Se gestisci più chatbot, usa anche la ricerca per trovare un bot specifico o una conversazione collegata a un’attività recente.

3. Apri le conversazioni che richiedono attenzione

Quando una card segnala nuovi messaggi, usa l’azione Conversazioni o il pulsante evidenziato per aprire l’area relativa. Se sono presenti messaggi non letti, l’interfaccia può mostrare direttamente il numero di elementi ancora da gestire.

La priorità operativa dovrebbe essere semplice: prima le conversazioni nuove o non lette, poi l’analisi generale dell’attività.

4. Usa Configura solo quando devi cambiare il chatbot

L’azione Configura è separata dalla gestione delle conversazioni. Usala quando devi modificare istruzioni, fonti, messaggi, modello AI, impostazioni esterne o altre caratteristiche del chatbot.

Questa distinzione evita di confondere il lavoro quotidiano sulle conversazioni con la manutenzione del bot.

5. Leggi l’Activity Pulse come segnale, non come report completo

L’area Activity Pulse offre una lettura sintetica dell’attività recente. È utile per capire se il chatbot sta ricevendo interazioni e se il volume è stabile o sta cambiando, ma non sostituisce l’analisi delle singole conversazioni quando devi capire qualità, richieste e problemi reali.

6. Trasforma le conversazioni in miglioramenti

La Chatbot Inbox è utile anche per migliorare il chatbot nel tempo. Quando trovi domande a cui il bot risponde male o richieste frequenti non coperte, puoi:

• correggere le istruzioni;
• aggiungere o aggiornare fonti di conoscenza;
• creare Q&A più precise;
• rimuovere contenuti obsoleti;
• chiarire quando il chatbot deve passare la richiesta a una persona.

Per intervenire sulle fonti consulta Come addestrare un Chatbot con documenti, testo, URL e Q&A.

Buona routine operativa

1. Controlla messaggi da leggere e conversazioni con novità.
2. Apri prima i chatbot con attività recente.
3. Individua richieste ricorrenti o risposte deboli.
4. Aggiorna istruzioni o Knowledge Base solo quando serve.
5. Verifica il comportamento dopo ogni modifica significativa.

Usata in questo modo, la Chatbot Inbox diventa il punto di collegamento tra conversazioni reali e miglioramento continuo del chatbot.